Pourquoi et comment choisir un coffre-fort numérique en 2025 ?
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Pourquoi et comment choisir un coffre-fort numérique en 2025 ?
Que vous soyez un particulier ou un professionnel, le coffre-fort est un outil pouvant être utile pour vous. On connait les coffres-forts physiques dans lesquels on peut mettre de nombreux types d’objets personnels et auxquels on a accès en passant par un code, une empreinte, une reconnaissance faciale ou vocale. On a depuis quelque temps, les coffres-forts numériques qui permettent de sécuriser les fichiers informatiques. Étant à l’ère du numérique, c’est une solution qui peut régler moult de vos problèmes en entreprise.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ?
Un coffre-fort numérique est un service en ligne de sécurisation des données ainsi que des documents sur une période plus ou moins longue. Il peut être utilisé par des particuliers ou des professionnels cherchant à dématérialiser et sécuriser le stockage de leurs documents sensibles.
Avec un coffre-fort numérique, vous pouvez avoir l’esprit tranquille quant à la sécurité de vos informations. S’il s’agit d’un outil personnel, vous pourrez faire en sorte que l’accès ne soit réservé qu’à vous. En entreprise, il est possible d’avoir des accès personnalisés, avec certains documents réservés à certaines personnes et d’autres à tout le monde.
Quelles sont les bonnes raisons d’opter pour un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique dispose de plusieurs avantages, dont vous pourrez profiter en l’adoptant.
La sécurisation de vos documents
Généralement, quand on va vers un coffre-fort, c’est pour garder nos documents en sécurité et hors de la vue de tout le monde. Ainsi, le coffre-fort numérique vous permet de profiter d’une solution d’archivage sécurisée et cela, sur le long terme. Cet outil utilise des technologies de sauvegarde sophistiquées ainsi qu’un hébergement dans les meilleurs centres de données. Vous pouvez donc être tranquille lorsque vous mettez vos documents dans un coffre-fort électronique. Vous ne risquez pas de les perdre ou de les voir être corrompus.
Une meilleure gestion et organisation des documents
Plus vous avez de documents, plus il est difficile de les gérer. Avec un coffre-fort numérique, vous pouvez bénéficier d’une interface intuitive et de plusieurs outils d’organisation. Cela vous permettra de classer, d’étiqueter et de mieux organiser vos documents. Vous pourrez les placer comme vous voulez afin de les retrouver facilement.
Si plusieurs personnes ont accès au coffre-fort numérique, vous pourrez créer des dossiers et sous-dossiers pour que tout le monde se retrouve. Il est même possible d’avoir droit à une fonctionnalité d’automatisation des processus de classement. Cela vous permettra de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreur.
La confidentialité des informations les plus sensibles
Chaque entreprise dispose d’un certain nombre d’informations sensibles. Un coffre-fort numérique vous permet d’avoir un meilleur contrôle sur ces informations. En fonction de la solution pour laquelle vous optez, vous pouvez avoir des fonctionnalités avancées grâce auxquelles, il est possible de restreindre l’accès aux documents sensibles.
Une autre fonctionnalité intéressante dont vous pourrez profiter est l’enregistrement des différents accès. Chaque fois que quelqu’un accède au coffre-fort, vous aurez une trace de ses mouvements. Vous pourrez ainsi faire un suivi complet de l’activité dans le coffre-fort.
Comment choisir votre coffre-fort numérique ?
Afin de profiter des avantages du coffre-fort numérique, vous devez bien le choisir. Pour cela, il faudra tenir compte d’un certain nombre de facteurs.
S’assurer que le coffre-fort respecte les normes de référence
L’un des premiers points dont vous devez tenir compte pour le choix de votre coffre-fort est le respect des différentes normes. C’est cela qui montre le niveau de sécurité du coffre-fort numérique.
Ainsi, il faut que la solution soit conforme à la norme NF Z42-020 qui est une preuve de la disponibilité des fonctions auxquelles on s’attend pour ce genre d’outil. C’est également une norme qui montre une garantie par rapport à l’intégrité des documents présents dans le coffre-fort sur le long terme.
Vous pouvez également vérifier si l’entreprise qui propose le coffre-fort est certifiée ISO 27001. C’est une preuve de la fiabilité du système de management de l’entreprise et de la protection des utilisateurs contre le vol, la perte, l’intrusion et l’altération des données. Vérifiez aussi que l’entreprise dispose de l’agrément SIAF qui prouve qu’elle peut réellement proposer un service de conservation d’archives publiques.
Considérer les fonctionnalités du coffre-fort
Vous devez bien faire attention aux fonctionnalités proposées par le coffre-fort pour effectuer votre choix. Bien sûr, on a des points comme l’intégration des documents, la sécurisation des documents, leur archivage, etc. Mais vous devez regarder au-delà de cela et considérer aussi les fonctionnalités supplémentaires. Qu’est-ce que ce coffre-fort a de plus que les autres ? Avez-vous besoin d’une fonctionnalité en particulier ?
Vous pouvez donc vous assurer que le coffre-fort numérique dispose de fonctionnalités supplémentaires comme le partage sécurisé des fichiers, la gestion des mots de passe ou la synchronisation automatique.
Vérifier la compatibilité multiplateforme
Vous devez aussi faire attention à la compatibilité du coffre-fort numérique avec plusieurs plateformes. Qu’il s’agisse d’un outil personnel ou professionnel, il est plus intéressant d’avoir la possibilité de l’utiliser sur la plateforme qui vous intéresse.
L’outil doit donc être compatible avec différents systèmes d’exploitation comme Windows, Mac OS, Linux ainsi que divers appareils mobiles comme les smartphones et les tablettes. Ainsi, où que vous soyez, vous pourrez vous connecter au coffre-fort numérique, en utilisant juste vos identifiants.
Tenir compte de la capacité de stockage
La capacité de stockage des coffres-forts numériques n’est pas fixe. C’est en fonction de vos besoins que vous définirez la capacité qui vous convient. Il faut même dire qu’avec certains outils, vous n’avez qu’un stockage limité. Avec d’autres, vous pourrez profiter d’espace de stockage extensible. Vous pouvez idéalement choisir la deuxième option si vous êtes en entreprise. Cela vous évitera de vous tracasser plus tard quand vous aurez besoin de plus d’espace.
